АРЕНДА ПЛОЩАДИ – что выбрать?

 

Первым шагом компании – экспонента, решившей участвовать в выставке, по традиции является аренда выставочной площади. Но что заказать: необорудованную или оборудованную площадь? Вопрос кажется простым, но это не так.

Отличия между двумя вариантами кардинальны. В первом случае экспонент имеет лишь оговоренную площадь пола в павильоне. Во втором – стены, фриз, напольное покрытие, необходимую мебель, подвод электроснабжения и других коммуникаций, ежедневную уборку (возможны и другие удобства – у каждого организатора свои условия).

Необорудованную площадь обычно предпочитают в двух случаях:

– когда планируется выстроить масштабный эксклюзивный стенд, и никаких иных конструкций не предвидится;

– при малой площади стенда и использовании мобильных сборно-разборных конструкций; в этом случае нельзя забывать о «мелочах» – столе, стульях, стойках, вешалке – временная аренда этих предметов в первый день выставки обойдется дороже их покупки.

Оборудованная площадь заказывается во все остальных случаях. Главное ее достоинство – гарантия минимального набора условий нормальной работы на выставке.

Сложившиеся в последние годы традиции застройки российских выставок свидетельствуют о том, что участникам надо крайне осторожно подходить к экономии средств за счет отказа от оборудованного стенда и аренде «голой» площади пола.

Причин тому две.

Первая – строительство сложного стенда на основных выставочных площадках требует все большего объема согласований (если делает это не генеральный застройщик выставки). Режим ужесточается год от года. Разработанный проект обычно надо согласовывать с противопожарными службами, дирекцией выставки и генеральным застройщиком. Занимается этим строительная фирма, взявшаяся за проектирование и возведение стенда. Впрочем, и здесь случаются неприятности.

Самый простой пример: напольное покрытие (ковролин), для которого нужен сертификат противопожарной безопасности. С первого взгляда, проблем нет – у любого продаваемого материала такой документ имеется, правда, порой забывают, что… ковролин должен быть действительно безопасен. Бывает, продавец дает свидетельство об огневых испытаниях, в котором черным по белому написано: покрытие проверено, оттестировано, не горит, только тлеет – зато долго и вонюче, с выделением массы едких и сверхвредных соединений, гарантирующих быстрое отравление. Документ имеется. Но вряд ли он вам поможет.

Визы и разрешения во многих случаях требуют дополнительной оплаты, причем в последний момент, что весьма существенно «утяжеляет» первоначальный выставочный бюджет.

Нет сомнения, крупнейшие компании-застройщики «щелкают» все эти проблемы как орехи. Но кто знает, какие зубы у выбранной вами фирмы? На рынке их сотни. И уж совсем тяжелая ситуация складывается, если вы сами, без профессионалов, собираетесь строить стенд.

Вторая причина выбора оборудованной площади: оплата готового стенда дает вам право в любой момент – на стадии монтажа и в ходе самой выставки требовать от технических служб компании-организатора безусловного выполнения взятых на себя обязательств и устранения срывов, к примеру, по обеспечению электропитания в течение 24 часов. Отсутствие такой возможности имеет самые печальные последствия, вплоть до отсутствия продукции на стенде (ветчина и осетровая нарезка без холодильника не живут).

Что же делать? Если вы хотите иметь яркий самобытный стенд, и при этом снять с себя вопросы согласований и технического обеспечения, можно предложить следующий вариант: арендуйте оборудованную площадь, а весь «нестандарт» (конструкции, световые панно и пр.) – оформляйте как «украшение», не требующее никаких дополнительных согласований.


В данной ситуации крайне важно выполнить три условия:

1. Отследить оборудованность «оборудованного стенда»: наличие всего положенного по договору плюс гарантии бесперебойной работы коммуникаций и ежедневной уборки.

2. Формально стенд должен «украшаться» только вами, экспонентом, но никак не чужой фирмой-застройщиком (она незаметной не останется).

3. Необходимо точно рассчитать и заказать техническим службам компании– организатора подводку коммуникаций, прежде всего – электропитания требуемой мощности, состыковав стандартный «скелет» с эксклюзивным «оформлением».

Разумеется, и в этом случае надо иметь под рукой все необходимые сертификаты и иные разрешающие документы, однако, понадобятся они, скорее всего, лишь в ходе монтажа для объяснений с офицерами противопожарной службы (уж они-то точно мимо не пройдут, не надейтесь).

Предложенный вариант применим, разумеется, лишь для «условно эксклюзивных» стендов площадью до 36–48 кв. м, когда применяемые конструкции можно с той или иной степенью натяжки считать «навеской» на стены. Практика, однако, показывает, что таких стендов на российских выставках очень много, порой – большинство. Опрос, проведенный агентством «Экспомир» по заказу Департамента науки и промышленной политики города Москвы в начале 2004 г. на девяти московских выставках показал, что треть российских экспонентов покупает лишь стандартную оборудованную площадь и ни за что больше не платит. Другая треть тратит до 500 долларов на дополнительные витрины, оборудование и мобильные конструкции, и лишь 22,8% считает возможным выделить сумму свыше 1000 долларов, чтобы иметь более или менее эксклюзивные стенды.

В наши дни торгово-промышленные выставки все более становятся имиджевыми. Соответственно и роль стендов постоянно возрастает. Но можно ли откликнуться на веление времени, не тратя последнее?

Вне сомнений. Надо лишь руки приложить.

Александр Беляновский

 

 


 

"ИнформЭКСПО"©2001-2004

Визуализация, хостинг и сопровождение:"Юркон" ©2001-2004