Вся надежда на КОДЕКС ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ЭТИКИ. Еще раз о достоверной статистике, или Как правильно выбрать выставку для участия.

С.А.Иванова. Журнал «ЭКСПО ВЕСТНИК № 1, 2004

 

 

Постоянный рост количества специализированных выставочных мероприятий приводит к их дублированию и недобросовестной конкуренции. Столичный выставочный рынок становится местом столкновения зарубежных выставочных компаний, да и недавно созданные отечественные от них не отстают. Даже Государственная Дума активно включается в выставочную деятельность. Просто хорошая выставка, даже с сопутствующей деловой программой, – вчерашний день. Форумы, отраслевые недели…

Каждый организатор агитирует и обещает: «Наше мероприятие единственное, самое эффективное…». Все это дезориентирует потенциальных экспонентов, затрудняет возможность верного выбора. Для принятия правильного решения следует учитывать многие факторы, но бесспорно одно – нужны не только статистические сведения о предлагаемой выставке, но и гарантия их достоверности, а также уверенность в надежности компании – устроителе этого мероприятия.

Необходимость введения сертификации статистических данных, т.е. независимого выставочного аудита, уже не вызывает сомнений, но практические шаги в этом направлении пока только обсуждаются. А как быть сегодня?

Международный Союз выставок и ярмарок ежегодно выпускает Статистический обзор, в котором содержатся сведения о выставках членов МСВЯ (по результатам 2003 года в обзор будут включены и компании – не члены МСВЯ), в основном предоставленные самими организаторами мероприятий.

С 2000 года «Информационное выставочное агентство «ИнформЭкспо» собирает данные о количестве экспонентов всех выставок, проходящих в столице. Полученные сведения приводятся в справочнике «ВЫСТАВКИ МОСКВЫ» – официальном издании Гильдии выставочных организаций МТПП. Значение самого трудно определяемого без электронной регистрации параметра – число посетителей выставки – мы до сих пор не публиковали, уж очень нереальные цифры давали некоторые компании в своих отчетах.

Для определения количества участников выставки мы используем, сравнивая, разные источники информации  – получение данных от устроителя, подсчет экспонентов по официальному каталогу мероприятия или при посещении выставки. Сделать это не очень сложно – наши представители бывают практически на всех московских выставках, распространяя газету «Удача-Экспо».  

Хотелось бы поделиться некоторыми наблюдениями.

На практике понятие «экспонент» устроители зачастую толкуют по-разному (оговоримся сразу – речь идет о компаниях–не членах МСВЯ). Самый яркий пример из последних. В информации, опубликованной во многих СМИ в начале сентября после открытия 16-й Московской международной книжной выставки-ярмарки («ММКВЯ-2003»), было указано, что «участниками ярмарки стали 2695 издательских, полиграфических и компьютерных фирм, учебных заведений, библиотек, культурных центров и фондов из 82 стран ближнего и дальнего зарубежья. Более 800 экспозиций выставки расположились в двух павильонах ВВЦ». В официальный же каталог выставки-ярмарки были включены примерно 820 экспонентов из 34 стран. Руководитель пресс-центра ММКВЯ дал такие разъяснения по этому поводу: «Участниками выставки-ярмарки» мы считаем не только экспонентов, но и аккредитованных посетителей, принимающих участие в мероприятиях сопутствующей деловой программы». Поскольку ММКВЯ бесспорно является самой крупной книжной ярмаркой не только в России, но и, по крайней мере, в СНГ, не хотелось бы подозревать дирекцию выставки в намеренном преувеличении количества экспонентов и участвующих в выставке стран. Просто дирекция выставки не считает для себя нужным руководствоваться правилами, принятыми в мировом выставочном сообществе. И это не единственный случай, когда в число экспонентов включают участников семинаров и конференций, проводимых в рамках выставки.

Другой пример. Компания – организатор выставки промышленных достижений, проходящей в павильоне общей площадью 3000 кв, сообщает, что в выставке было около 1000 участников. На естественный недоуменный вопрос получаем ответ – оказывается, имеются в виду представленные на стендах экспонаты.

И еще... Давая статистику по результатам проведения небольшой выставки, особенно прошедшей впервые, устроитель включает в число участников все поддерживавшие мероприятие газеты и журналы (в том числе и не имевшие стенда или рабочего места), причем в процентном отношении количество СМИ может составлять более
50–60%. Таких случаев в последнее время предостаточно.

То, что у нас в России нет единой системы сбора выставочной статистики, обеспечивающей ее сопоставимость и достоверность, – общеизвестно. Но существуют Правила сбора статистических данных, разработанные в МСВЯ (на основе всемирно применяемых), где даны четкие определения понятиям «участник выставки» и «посетитель». Допускаем, что недостоверная информация предоставлена по незнанию, и приводим выдержки из «Правил сбора и контроля выставочной статистики членов МСВЯ».

 

 

Правила

сбора и контроля выставочной статистики

членов Международного Союза выставок и ярмарок

(Выдержки)

 

 

4. Посетители

4.1. Количественный и качественный состав посетителей

4.1.1. Количество посетителей определяется либо по числу проданных билетов, выданных пригласительных билетов, входных пропусков (в т.ч. для VIP), либо по специальным регистрационным карточкам.

4.1.2. Представители прессы, а также лица, посещающие выставку без входного документа, не могут считаться посетителями и не входят в их общее число.

4.1.3. Посетители подразделяются на две категории: «национальные» и «иностранные» посетители, причем определение «национальный» означает принадлежность к стране размещения члена Союза.

4.1.4. Число иностранных посетителей определяется по заполненным регистрационным документам, подтверждающим их происхождение, или соответствующему анкетированию посетителей.

4.1.5. Число посетителей–специалистов или коммерческих посетителей определяется анкетированием в процентном отношении от общего числа посетителей.

4.2. Участники сопутствующих мероприятий выставки/ярмарки, таких как конференции, семинары, конгрессы, фестивали, проходящих в рамках данной выставки и по ее теме, не могут считаться прямыми участниками, поскольку они не удовлетворяют п. 5.1 данных Правил. Они считаются посетителями–специалистами и входят в общее число посетителей и регистрируются отдельно от прямых участников.

4.3. Качественный состав посетителей по специально разработанной форме можно определить анкетированием группы посетителей.

 

5. Участники

5.1. Прямые участники

5.1.1. Прямым участником считается фирма, оплатившая от своего или иного имени отдельный стенд/выставочную площадь на весь период проведения выставки/ярмарки для работы на нем собственного или ангажированного персонала с целью рекламы своих товаров и услуг по теме данной выставки/ярмарки.

5.1.2. Фирмы, выставляющие собственные товары и услуги на стенде основного участника или на коллективном стенде, считаются прямыми участниками, только если они привлекают к работе на выставке собственный или ангажированный персонал и независимо от того, кто оплатил аренду стенда.

5.1.3. Коллективный организатор может считаться прямым участником выставки/ярмарки, если он имеет часть коллективного стенда с одной открытой стороной для удобства работы с посетителями.

5.1.4. Отраслевые ассоциации/союзы, сервисные фирмы, административные и иные учреждения будут считаться прямыми участниками только в том случае, если они арендуют стенды/выставочную площадь и предлагают услуги по теме выставки.

5.1.5. Вся группа участников также подразделяется на две категории: «национальные» и «иностранные».

5.1.6. Национальность участника определяется страной, указанной в заявке.

5.1.7. Поскольку в члены Международного Союза выставок и ярмарок входят организаторы выставок из стран СНГ и Балтии, необходимо учесть, что определение «национальный» означает принадлежность к стране размещения члена Союза.

5.1.8. Фирмы из стран СНГ и Балтии, принимавшие участие в выставочных мероприятиях любого из членов МСВЯ, считаются иностранными участниками.

5.1.9. Если страну происхождения (национальность) участника по каким-либо причинам определить по заявке невозможно (дистрибьюторы, дилеры, СП и пр.), она определяется либо по стране происхождения товара, либо по оплате выставочной площади. Обязательно предоставление перечня стран – участ­ниц каждой выставки.

5.1.10. Обязательно предоставление общего перечня стран-участниц за отчетный год, который подсчитывается только по прямым участникам, при этом страна учитывается один раз, в т.ч. страна размещения организатора выставки.

5.2. Заочные участники

5.2.1. Если фирма демонстрирует свои товары и услуги на стенде прямого участника и для этой работы привлекается персонал прямого участника, такая фирма лишает себя права считаться прямым участником, не входит в общее число участников и считается заочным участником.

5.2.2. Если фирма оплачивает аренду стенда для демонстрации на нем своих рекламных, информационных и других печатных материалов, размещается в каталоге выставки, но ее собственный или ангажированный персонал не работает на стенде, она также считается заочным участником и не входит в общее число участников.

5.2.3. Если фирма заявилась только на размещение в каталоге выставочного мероприятия, она не может считаться прямым участником, не входит в их число и также причисляется к заочным участникам...

5.2.5. Заочные участники регистрируются организатором выставки, могут быть представлены в каталоге только под названием фирмы прямого участника, к которому она обратилась с просьбой демонстрации своих товаров и услуг, или со ссылкой на него либо в отдельном разделе каталога выставки, предусмотренном для дополнительно представленных фирм.

5.2.6. Заочный участник может выставлять свои товары и услуги только на стенде одного участника.

5.3. В статистических отчетах членов МСВЯ не должны использоваться другие определения участников выставок, кроме обозначенных выше.

 

6. Выставочная площадь

6.1. Выставочная площадь – это площадь, используемая под выставочное мероприятие на весь срок его проведения, т.е. площадь выставочных павильонов («закрытая» выставочная площадь) и площадь открытых выставочных площадок («открытая» выставочная площадь).

6.2. Только площадь, используемая под выставочное мероприятие на весь срок проведения выставки/ярмарки, считается как выставочная площадь нетто или брутто и приводится в кв.м.

6.3. Выставочная площадь нетто (закрытая/открытая) – это площадь, арендуемая и оплаченная участниками на весь срок проведения выставки/ярмарки.

6.4. Выставочная площадь брутто – это площадь всей выставочной площадки, включая площадь, не используемую непосредственно под выставку (т.е. площадь проходов между стендами, зон обслуживания, офисов, административных помещений, а также используемую под конференции, семинары, конгрессы, фестивали, иные сопутствующие выставке/ярмарке мероприятия).

6.5. Закрытая площадь брутто – это площадь павильонов, занимаемых под выставку.

6.6. Открытая площадь брутто рассчитывается как площадь, на 80% превышающая открытую площадь нетто.

6.7. Специально отведенные организатором выставки места, такие как информационные доски, демонстрационные подиумы, стенды, залы, предназначенные для проведения специальных мероприятий (например, смотров, конкурсов, дегустаций и т.п.), считаются местами специальных экспозиций, площадь которых относится к выставочной площади нетто.

6.8. Общая выставочная площадь нетто включает в себя выставочную площадь нетто, арендованную прямыми участниками, и площадь спецэкспозиций.

6.9. Площадь, занимаемая сопутствующими мероприятиями, такими как конференции, семинары, конгрессы, фестивали, проводящимися в период работы выставки/ярмарки на территории выставочного центра, не относится к площади спецэкспозиций и не влияет на величину выставочной площади нетто. Она относится к выставочной площади брутто.

6.10. Площадь арендованных стендов делится на ««национальную» и «иностранную» в соответствии с классификацией участников.

 

 

 

Следует учитывать также, что устроитель должен не только уметь собрать статистические данные по единой методике, обеспечивая возможность сравнения выставочных мероприятий, но и хотеть предоставить достоверную информацию, что важнее. И это уже по части добросовестной конкуренции и профессиональной этики. Не соответствующие истине сведения организатор может предоставить потенциальному экспоненту даже после проведения регистрации на очень высоком техническом уровне.

Практически безуспешные попытки предотвратить недобросовестную конкуренцию и добиться координации выставок организационными мерами, а тем более в приказном порядке, сделали еще более очевидным тот вывод, что цивилизованным выставочный рынок станет только при цивилизованном отношении друг к другу «игроков» на рынке. Поэтому в Выставочной Гильдии Московской торгово-промышленной палаты Общим Собранием был одобрен Кодекс профессиональной этики, и все большее количество не только московских, но и компаний из других городов заявляют о его одобрении. На последнем Общем Собрании членов Международного Союза выставок и ярмарок после обсуждения было решено принять Кодекс за основу и после внесения высказанных замечаний присоединиться к нему.

Подписывая Кодекс, выставочные организации признают свою ответственность перед коллегами по бизнесу, участниками и посетителями выставок и берут на себя обязательство выполнять все положения Кодекса.

Одно из главных требований Кодекса профессиональной этики – предоставление потенциальному экспоненту достоверной информации о проводимых мероприятиях.

Полностью Текст Кодекса можно посмотреть на сайте Гильдии ВЯО в разделе «О Гильдии».

Из всего вышесказанного следует: чтобы не ошибиться в выборе, потенциальному экспоненту лучше иметь дело с компанией, подписавшей Кодекс.

Информационное выставочное агентство «ИнформЭкспо» в своих изданиях будет постоянно сообщать об организаторах выставок, присоединившихся к Кодексу профессиональной этики.

В данный момент этот список не велик. Подписали Кодекс следующие компании–члены Гильдии: «АгроЭкспосервис», «ГАО ВВЦ», «Защита Экспо», ПИК «Максима», «Меди Экспо», «Металл-Экспо», «Мосэкспосервис», «Выставочный холдинг МVК», «Росинэкс – Российские международные выставки», «Росстройэкспо», Ассоциация производителей станкоинструментальной продукции «Станкоинструмент», «Старая Крепость – Косметик маркетинг», РВК «Эксподизайн», «Экспоконста», «Экспоцентр». А также – «Белэкспоцентр» из Белгорода. 

 

С.А.Иванова

 

"ИнформЭКСПО"©2001-2002

Визуализация, хостинг и сопровождение:"Юркон" ©2001-2002