Проект «Правила добровольного контроля выставочной статистики членов Международного Союза выставок и ярмарок (МСВЯ)»

Проект, подготовленный с учетом принятых Всемирной ассоциации выставочной индустрии (UFI) новых определений и правил подсчета в июне 2005 года

Правила

добровольного контроля выставочной статистики членов Международного Союза выставок и ярмарок (МСВЯ)

Выставочная статистика, собираемая и контролируемая МСВЯ, состоит из количественных данных по посетителям, участникам, выставочным площадям, а также качественных данных по посетителям, как правило, получаемых анкетированием и используемых для дальнейшего более глубокого анализа.

Сбор выставочной статистики членов МСВЯ осуществляется через онлайновую систему, позволяющую организаторам выставок оперативно вводить в базу данных (БД) Союза выставочную статистику, МСВЯ – ее обрабатывать и анализировать.

1. Основная выставочная терминология

ВЫСТАВКА – рыночное мероприятие, проходящее в четко установленные сроки с определенной периодичностью, демонстрирующее товары и услуги фирм-участников, достижения науки и техники, передового опыта одной или нескольких отраслей народного хозяйства или информирующее посетителей с целью содействия сбыту продукции.

Выставка адресована преимущественно посетителям-специалистам.

ЯРМАРКА – рыночное мероприятие, проходящее в четко установленные сроки с определенной периодичностью, демонстрирующее товары и услуги фирм-участников одной или нескольких отраслей народного хозяйства, нацеленных на заключение прямых торговых сделок по представленным образцам, в национальном и международном масштабах.

Ярмарка адресована преимущественно коммерческим и частным посетителям.

Организатор выставки/ярмарки может допустить продажу товаров со стенда в определенные дни и часы.

«Всемирные» – международные выставки/ярмарки, на которых страны демонстрируют свои достижения в области экономики, науки, техники и культуры. К таким выставкам относятся, например, всемирные выставки «ЭКСПО»;

«национальные» – выставки/ярмарки, демонстрирующие товары и услуги предприятий отдельно взятой страны;

«международные» – выставки/ярмарки, на которых не менее 10% общего числа участников –иностранные фирмы, а выставочное оборудование и предоставляемый набор услуг соответствуют международным стандартам;

«с международным участием» – выставки/ярмарки с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников;

«межрегиональные» – выставки/ярмарки, демонстрирующие товары и услуги предприятий нескольких регионов;

«региональные» (местные) – демонстрирующие товары и услуги предприятий города/региона, где проводится выставка/ярмарка;

«многоотраслевые» – ярмарки/выставки, демонстрирующие товары и услуги многих отраслей промышленности. Адресованы преимущественно коммерческим и частным посетителям;

«специализированные» – выставки, концентрирующиеся на демонстрации товаров одной отрасли и определенной сферы услуг и ориентированные на специалистов конкретной отрасли;

«специальные экспозиции (далее – спецэкспозиции)» – это демонстрации информационных материалов, показы мод, смотры, конкурсы, дегустации и т.п., проводимые организатором в рамках конкретного выставочного мероприятия и в соответствии с его общим направлением или по конкретной его теме.

2. Посетители/Посещения: правила подсчета

2.1 Посетители

а) Посетитель – это лицо, посещающее выставку в дни и часы ее официальной работы с целью знакомства с демонстрируемыми экспонатами и/или участия в программе выставки

б) Посетители делятся на специалистов и неспециалистов. Посетитель-специалист –
это лицо, представляющее аудиторию рынка, ожидаемую организаторами и участниками, и посещающее выставку/ярмарку по деловым или профессиональным причинам

в) Участники сопутствующих мероприятий, таких как конференции, семинары, конгрессы, фестивали, проходящих в рамках данной выставки и по ее теме, считаются посетителями-специалистами и входят в общее число посетителей, если они посетили само выставочное мероприятие

г) Посетители делятся на две категории: «национальные» и «иностранные», причем определение «национальный» означает принадлежность к стране организатора выставки – члена Союза

д) Посетитель считается только один раз за все время выставки/ярмарки независимо от числа его посещений.

2.2 Посещения

а) Посещение – это действие лица, которое в любой день и час официальной работы выставки посещает мероприятие по входному документу и которое является представителем аудитории рынка, ожидаемой организаторами и участниками

б) В подсчет «посещений» мероприятия включаются:

– лица, купившие билеты непосредственно на выставке;

– лица, купившие билет до выставки И посетившие выставку;

– лица, имеющие пригласительный билет или льготный билет И посетившие выставку, а также:

– лица, посетившие выставку по сезонному билету;

– журналисты.

в) Лицо может быть учтено при подсчете только один раз в день

г) Из подсчета «посещений» исключаются:

– сотрудники выставочного центра и организатора;

– сотрудники сервис-провайдеров;

– сотрудники фирм/организаций-участников.

д) Повторное посещение – это каждое дополнительное посещение посетителя после первого, которое может быть проконтролировано. При этом считается только одно посещение в день

е) Общее число посещений – это сумма общего числа посетителей и общего числа повторных посещений

ж) Организаторы, указывая в СМИ или любых других рекламных материалах количество «посещений» по той или иной выставке, должны обязательно разъяснять в таких материалах отличие терминов «посещение» и «посетитель».

2.3 Национальная принадлежность посетителей и посещений

а) «Национальная принадлежность» посетителя определяется по месту его жительства и должна быть отражена в анкетах посетителей записью адреса

б) Иностранные посещения – это посещения мероприятий посетителями, проживающими за пределами страны, в которой проходит выставочное мероприятие

2.4 Количественный и качественный состав посетителей

а) Количество посетителей подсчитывается с помощью следующих методов:

– обязательной электронной регистрации (максимальная степень достоверности подсчета);

– обязательной неэлектронной регистрации (высокая степень достоверности подсчета);

– по числу собранных на входе проданных билетов; по числу собранных на входе пригласительных билетов, с коррекцией, выполняемой визуально или с помощью специальных приборов (достаточная степень достоверности подсчета), в соответствии с утвержденной методикой

б) Количество посетителей-специалистов или коммерческих посетителей определяется анкетированием в процентном отношении от общего числа посетителей

в) Качественный состав посетителей определяется анкетированием группы посетителей по специально разработанной форме (в соответствии с правилами маркетинговых исследований)

г) При отсутствии регистрации, качественные показатели, определяющие состав посетителей, определяются в результате их анкетирования. Анкетирование производится в процессе выборочного или полного опроса посетителей

д) Размер выборочного опроса зависит от основного общего количества посетителей и от точности, предъявляемой к результатам анализа:

– на выставочном мероприятии с числом посетителей до 5000 человек должно быть опрошено не менее 300 человек.

– на выставочном мероприятии с числом посетителей от 5000 до 25 000 человек должно быть опрошено не менее 500 человек.

– на выставочном мероприятии с числом посетителей от 25 000 до 50 000 человек должно быть опрошено не менее 2% посетителей.

– на выставочном мероприятии с числом посетителей свыше 50 000 человек должно быть опрошено не менее 1000 человек

е) Опросы должны проводиться на протяжении всех дней выставочного мероприятия. В листе опроса должны быть четко сформулированы необходимые вопросы и ответы.

2.5 Для публикации в ежегодном Статистическом обзоре МСВЯ организатором предоставляются данные только по посетителям, но не по посещениям, для получения однородных данных и соблюдения сравнимости показателей с выставками других организаторов.

2.6 Предоставление членами МСВЯ в UFI статистики по одобренным мероприятиям или для мероприятий, подаваемых на одобрение UFI

а) UFI принимает информацию о показателях либо посещений, либо посетителей.

В любом случае, при подаче информации необходимо четко понимать определение термина («посещение» или «посетители»). Это относится к статистике, предоставляемой в документах, публикуемой в СМИ или в рекламных материалах

б) Если система персональной регистрации посетителей на выставке не предусмотрена, организатору разрешается по его запросу в UFI и только для ярмарки, заявляемой на одобрение UFI на получение статуса «международная», определить выборочно общее процентное соотношение иностранных посещений. Это анкетирование должно осуществляться фирмой, проводящей маркетинговые исследования и удостоверяться независимой аудиторской фирмой. В аудиторском свидетельстве должна быть указана методология выборки

в) Если выставка предназначена для широкой публики, допустимо подсчитывать только иностранных посетителей-профессионалов и привести их число в сравнении с общим числом посещений ярмарки посетителями-профессионалами, предпочтительно через систему регистрации каждого иностранного посетителя. В аудиторском свидетельстве должен быть отражен метод используемого подсчета.

3. Участники: правила подсчета

3.1 Участники (так называемые «прямые» участники)

а) Участниками считаются основные участники и коллективные участники

б) Основным участником считается фирма, заключившая договор непосредственно с организатором выставки и получившая на любых условиях (платно или бесплатно) площадь на весь период проведения выставки/ярмарки для работы на стенде собственного или нанятого персонала с целью рекламы своих товаров и услуг по теме данной выставки/ярмарки

в) Коллективные участники – это организации/фирмы, представленные на стенде основного участника со своим собственным персоналом и своими товарами и/или услугами.

Должны быть предусмотрены способы для четкой идентификации коллективных участников: например, их упоминание в договоре-заявке основного участника, заявления о них официальным координационным органом либо они должны быть указаны в каталогах выставок

г) При коллективном участии площадь арендуется и оплачивается участником, организующим коллективное участие. Площадь делится между несколькими участниками, которые считаются коллективными, если они занимают собственную площадь, выступают от собственного имени и выставляют собственные товары /услуги, привлекая для этого свой собственный или нанятый персонал

д) Отраслевые ассоциации/союзы, сервисные фирмы, административные и иные учреждения будут считаться прямыми участниками только в том случае, если они арендуют стенды/выставочную площадь и предлагают услуги по теме выставки и отвечают требованиям п. 3.1 а,б

е) Если участник демонстрирует товары и услуги на выставке/ярмарке, не имеющей четкого деления на разделы, и занимает более одного стенда, то он считается один раз

ж) Если выставочное мероприятие четко делится по площади на отдельные разделы, объединенные общей темой выставки, а участник арендует площадь для демонстрации товаров и услуг в соответствии с этими разделами, то такой участник может считаться несколько раз, в зависимости от количества имеющихся у него стендов.

3.2 Национальная принадлежность участников

а) Участники делятся также на две категории: «национальные» и «иностранные»

б) Национальная принадлежность участника определяется по его адресу, указанному в договоре-заявке с организатором

в) Определение «национальный» означает принадлежность к стране размещения члена Союза

г) Фирмы из стран – членов Союза, принимавшие участие в выставочных мероприятиях любого из членов МСВЯ, считаются иностранными участниками

д) Определение национальной принадлежности участника самим организатором недопустимо. Если по адресу в договоре национальную принадлежность участника правильно определить невозможно, организатор может принять определение национальной принадлежности, предложенное самим участником. При этом такой участник – национальная/отечественная дочерняя фирма представляет письмо от головной фирмы из-за рубежа, в котором оговаривается, что дочерняя фирма арендует площадь от имени головной фирмы. В противном случае национальный/отечественный участник, представляющий товары и услуги одной или ряда иностранных фирм, не может считаться иностранным

е) Общий перечень стран-участниц за отчетный год подсчитывается только по прямым участникам, при этом страна учитывается один раз, в т.ч. страна размещения организатора выставки.

3.3 Представленные фирмы (так называемые «непрямые» участники): правила подсчета

а) Если одно из условий п.3.1а, б, в, д не выполняется, то такие участники считаются «представленными фирмами» и не входят в общее число участников

б) Представленные фирмы должны регистрироваться организатором выставки, могут быть представлены в каталоге мероприятия только либо под названием фирмы участника, на стенде которого демонстрируются их товары и услуги, или со ссылкой на него, либо в отдельном разделе каталога выставки, предусмотренном для представленных фирм

в) Представленная фирма-участник может выставлять свои товары и услуги только на стенде одного участника.

4 Площадь выставки: правила подсчета

а) Площадь выставки – это площадь, используемая под выставочное мероприятие на весь срок его проведения, т.е. площадь выставочных павильонов (закрытая площадь выставки) и площадь открытых выставочных площадок (открытая площадь выставки)

б) Площадь выставки классифицируется как площадь нетто и площадь брутто и измеряется в квадратных метрах (кв. м)

в) Площадь нетто выставки (закрытая/открытая) – это площадь, арендуемая участниками на любых условиях (платно или бесплатно) по договору непосредственно у организатора мероприятия на весь срок проведения выставки/ярмарки

г) Выставочная площадь брутто – это площадь всей выставочной площадки, включая площадь, не используемую непосредственно под выставку (т.е. площадь проходов между стендами, зон обслуживания, офисов, административных помещений, а также используемую под конференции, семинары, конгрессы, фестивали, иные сопутствующие мероприятия)

д) Закрытая площадь брутто – это площадь павильонов, занимаемых под выставку

е) Открытая площадь брутто рассчитывается как площадь, на 80% превышающая открытую площадь нетто

ж) В площадь нетто выставки входит и площадь специальных экспозиций – специально отведенных организатором выставки мест, таких как информационные доски, демонстрационные подиумы, стенды, залы, предназначенные для проведения специальных мероприятий (например, смотров, конкурсов, дегустаций и т. п. по теме и в месте проведения выставочного мероприятия)

з) Общая выставочная площадь нетто – это суммарная величина выставочной площади, арендуемой участниками выставок, и площади спецэкспозиций

и) Площадь, занимаемая сопутствующими мероприятиями, такими как конференции, семинары, конгрессы, фестивали, проводящимися в период работы выставки/ярмарки на территории выставочного центра, не относится к площади спецэкспозиций и не входит в выставочную площадь нетто. Она относится к выставочной площади брутто.

4.1 Площадь арендованных стендов делится на «национальную» и «иностранную» в соответствии с классификацией участников.

5. При подготовке статистических отчетов выставок их организаторы не должны использовать другие определения, кроме обозначенных выше.

Особые правила

6. Совместные выставочные мероприятия членов МСВЯ

а) Члены МСВЯ считаются соорганизаторами выставки/ярмарки, если они заключили между собой официальный договор на организацию и проведение данного выставочного мероприятия

б) Члены МСВЯ – соорганизаторы выставки/ярмарки, предоставляют в письменном виде согласованные между собой единые статистические данные, другую необходимую информацию по данному мероприятию со ссылкой «проведено совместно с «наименование фирмы»

в) Один из соорганизаторов – членов МСВЯ по согласованию с другим соорганизатором осуществляет ввод единой информации по совместным мероприятиям в онлайновую базу данных Международного Союза выставок и ярмарок

г) Если член МСВЯ арендовал у другого члена МСВЯ выставочную площадь под проведение выставки/ярмарки, а владелец выставочной площади не принимал участия в организации выставочного мероприятия, он (владелец) не может считаться со-организатором данной выставки/ярмарки и не вправе предоставлять статистику по данному выставочному мероприятию.

7. Выставочные мероприятия федерального значения

Статистические данные по выставочным площадям, участникам, посетителям выставочного мероприятия федерального значения, регистрирует и предоставляет непосредственно тот организатор выставочного мероприятия, который получил поддержку государственных органов власти на его проведение, даже если все или отдельные его разделы формировались другими членами МСВЯ как коллективными организаторами.

8. Объединенные выставочные мероприятия

а) В рамках объединенных выставочных мероприятий (когда в одно и то же время и в одном месте проводятся несколько выставок/ярмарок разных тематик) следует регистрировать выставочные площади, участников, посетителей на каждом выставочном мероприятии с разнесением этих мероприятий в соответствующие тематические разделы

б) В тех случаях, когда раздельная регистрация показателей невозможна, допускается объединение показателей выставочных площадей, участников, посетителей таких выставочных мероприятий, при этом в Статистическом обзоре МСВЯ эти данные публикуются у одного выставочного мероприятия, а у другого дается ссылка «вместе с выставкой «ее наименование».

9. Выставочные мероприятия, отмеченные Знаком МСВЯ

а) Выставочное мероприятие, отмеченное Знаком МСВЯ, проходящее в рамках объединенного мероприятия, должно обязательно вводиться в базу данных с указанием всех его показателей

б) Если член МСВЯ привлекает в качестве со-организаторов к организации своего выставочного мероприятия, отмеченного Знаком МСВЯ, других членов Союза, Знак Союза в документах данного мероприятия для публикации Статистического обзора МСВЯ может использоваться.

10. Смена наименования выставочного мероприятия

а) Если изменяется наименование выставочного мероприятия, его организатор должен делать ссылку на его предыдущее наименование (ранее выставка «… ее наименование...»)

б) Если изменяется наименование выставочного мероприятия, которое отмечено Знаком МСВЯ, то этот Знак не может использоваться в Статистическом обзоре МСВЯ у данного мероприятия до рассмотрения общим Собранием членов МСВЯ и получения соответствующего сертификата на новое наименование выставки/ярмарки.

11. Выставочные мероприятия, не удовлетворяющие определениям п.1 данных Правил

Статистические данные мероприятий, не удовлетворяющих п.1 Правил, не предоставляются и не допускаются к публикации в Статистическом обзоре МСВЯ.

12. Общие правила контроля статистических данных

а) Основная цель добровольного контроля выставочной статистики членов Международного Союза выставок и ярмарок – подтверждение ее достоверности

б) Статистическая информация по выставкам/ярмаркам считается достоверной, если она была официально проверена по запросу самого организатора независимой аудиторской фирмой, уполномоченной Исполнительной дирекцией МСВЯ и утвержденной общим Собранием членов МСВЯ, с выдачей соответствующего свидетельства

в) Проверке подлежат выставочные мероприятия, добровольно заявляемые их организаторами

г) Проверка обязательна для выставок, подаваемых на добровольную сертификацию с присвоением Знака Союза

д) Проверка добровольно заявленных выставок осуществляется при проведении каждого третьего выставочного мероприятия. Аналогично – проверка выставок, имеющих Знак МСВЯ

е) Органом, ответственным за аудиторскую проверку выставочной статистики, является МСВЯ в лице Исполнительной дирекции

ж) Разработку правил, терминологии, процедуры и методов проверки, решение важных или спорных вопросов проверки, вопросов, касающихся публикации выставочных статданных, осуществляет рабочая группа, созданная из числа организаторов, добровольно подавших заявление на проверку своих мероприятий и утверждаемая общим Собранием членов МСВЯ

з) Проверяющий (аудитор) готовит заключение о проверке, оформляет свидетельство, которое заверяет печатью. Их копии направляются в Исполнительную дирекцию МСВЯ как подтверждение достоверности данных для публикации в ежегодном Статистическом обзоре.

13. Ежегодный Статистический обзор Международного Союза выставок и ярмарок

а) Статистический обзор МСВЯ выпускается за прошедший календарный год. Статистические данные публикуются в нем по городам, выставочным организациям в алфавитном порядке и отраслевой классификации в табличной форме

б) Статистический обзор выпускается двумя вариантами: на английском и русском языках

в) Англоязычный вариант Статистического обзора МСВЯ предназначен для зарубежных пользователей. В нем публикуются данные только тех выставочных мероприятий, которые прошли аудиторскую проверку, отмечены Знаком Союза и/или одобрены UFI. При публикации такие выставки отмечаются специальными знаками и надписями

г) Русскоязычный вариант Статистического обзора предназначен для членов МСВЯ. В нем публикуется статистическая информация всех выставок/ярмарок членов Союза, дается общее представление об их выставочно-ярмарочной деятельности за прошедший год для ее изучения и анализа. При публикации выставки, прошедшие аудиторскую проверку, отмеченные Знаком Союза и/или одобренные UFI, отмечаются специальными знаками и надписями

д) Для своевременной обработки данных и выпуска Статистического обзора МСВЯ показатели каждой выставки, соответствующие данным Правилам, вводятся в онлайновую базу данных МСВЯ не позднее 31 января календарного года, следующего за отчетным

е) Статистический обзор публикуется Исполнительной дирекцией МСВЯ во 2-м квартале года, следующего за отчетным

ж) В каталоге МСВЯ «Выставки. Ярмарки» используется опубликованная в Статистическом обзоре выставочная статистика на год раньше, и статистика выставок текущего года, прошедших аудит (так, в каталоге «Выставки. Ярмарки. 2006» публикуется статистика выставок из Статистического обзора 2004, не прошедших аудиторскую проверку, и статистика выставок, прошедших аудит в 2005 году, т. е. в год публикации каталога)

з) Распечатанная с БД статистическая информация, иная запрашиваемая для анализа информация, заверяется руководителем организации и направляется в Исполнительную дирекцию МСВЯ не позднее 01 февраля календарного года, следующего за отчетным

и) Не гарантируется публикация данных, представленных в Исполнительную дирекцию МСВЯ позднее этого срока.

От редакции: о возможных изменениях и дополнениях, внесенных при утверждении проекта, будет сообщено дополнительно в изданиях «ИнформЭКСПО»