Главная страница | Сделать стартовой | Добавить в избранное | Карта сайта
 
Новости выставок
ВЫСТАВКИ В МОСКВЕ ВЫСТАВКИ В РОССИИ
Организаторы конгрессно-выставочных мероприятий
О компании
Наши издания Журнал «Экспо Ведомости» Справочник "Выставки Москвы" Газета «Удача-Экспо» Реклама в изданиях "ИнформЭкспо" Реклама на сайте www.informexpo.ru Концепция развития в РФ выставочно-ярмарочной и конгрессной деятельности КНИГА "Экспонент, помоги себе сам!" (А.С.Беляновский)
Выставочный сервис Дизайн, проектирование и строительство стендов, мобильные стенды Видеоэкраны, звукотехническое сопровождение выставок
Выставки: цифры и факты
Лучшие выставки
Выставочный аудит
Итоги московских выставок
Полезная информация
Государственная поддержка участия малого и среднего бизнеса в выставках
Публикации
Старая версия сайта
 
 
 
 
 

Каким должен быть официальный каталог выставки?

Каким должен быть официальный каталог выставки?

 

Документом, дающим полную информацию о прошедшей выставке, или рекламным приложением к ней?

 

От редакции: Читатели газеты «Удача-Экспо» уже привыкли к ежемесячной рубрике «По итогам московских выставок», помогающей оценить масштаб прошедших в столице мероприятий.

О том, что надо учитывать потенциальному экспоненту при выборе выставки для участия, написано много. Общеизвестно, что основными параметрами выставочного мероприятия являются: количество экспонентов (в том числе иностранных), количество посетителей, площадь экспозиции нетто. В случае проведения выставочного аудита (что пока бывает еще не так часто, как хотелось бы), мы публикуем все эти данные.

Если же аудит мероприятия не проводился, с достаточной степенью достоверности из всех этих характеристик мы можем указать только количество экспонентов прошедшей выставки, что и делаем. При этом мы ориентируемся на официальный каталог мероприятия и сверяем данные с информацией, предоставляемой организатором. Не всегда эти сведения совпадают.

Вот один из самых ярких примеров последнего времени. По каталогу числится 360 участников, а организатор настаивает – их было около тысячи и приводит эти данные во всех пост-релизах. Возможно ли это? Не слишком ли большая разница? Есть ли общепринятые требования к содержанию официального каталога? И по каким правилам подсчитывает количество экспонентов организатор выставки? В известном учебном пособии «Выставочный менеджмент» (авторы Н. Александрова и И.Филоненко) дается такое определение: «Выставочный каталог является «лицом» выставки. Именно каталог является документом, который оценивается при вступлении выставочной организации в национальные и международные выставочные союзы». В соответствии с вышесказанным, приведенный в каталоге перечень экспонентов выставки должен отражать истинное положение дел.

Согласны ли с этим те, кто непосредственно занимается организацией выставок в Москве и в регионах России? Ответы на вопросы редакции предлагаем вниманию читателей.

 

В обсуждении участвуют:

Наталья Бессонова, генеральный директор ЗАО «Объединение «Универсальные выставки»; Анна Строкан, руководитель отдела по связям со СМИ и рекламе ВЦ «Пермская ярмарка»; Юрий Захарченко, генеральный директор ЗАО «СОУД – Сочинские выставки»; Андрей Лапшин, президент выставочного холдинга MVK; Владимир Сакович, генеральный директор ЗАО «Текстильэкспо»; Валерий Скруг, президент Белгородской ТПП; Наталья Суетнова, начальник отдела каталогов, заместитель директора фирмы «Экспо-Реклама» ЗАО «Экспоцентр»; Александр Шталенков, генеральный директор компании ITE.

 

 

1. Каким должен быть официальный каталог выставки? Документом, дающим полную информацию о прошедшей выставке, или рекламным приложением к ней?

 

Наталья БессоноваНаталья Бессонова: Официальный каталог выставки должен быть документом, дающим полную информацию о прошедшей выставке.

Юрий Захарченко: Каталог выставки – это официальный документ, к которому посетители и экспоненты обращаются, прежде всего, за достоверной информацией. Необходимо тщательно следить за информативной частью каталога. Мое мнение – каталог должен быть разумным компромиссом между объективными данными и рекламными материалами.

 

Андрей ЛапшинАндрей Лапшин: Практика издания каталогов выставок принята во всем мире. Каждая серьезная международная выставка имеет свой официальный каталог. Он дает возможность посетителям в течение всего периода до следующей выставки иметь наглядную информацию об участниках, о том, что они производят и что экспонируют. Каталог – это рабочий инструмент, поэтому он в первую очередь должен быть удобным для пользователя. Это относится и к формату издания, и к его внутреннему наполнению.

Издавая каталоги наших выставок, мы уделяем большое внимание систематизации и правильному расположению информации. Мы заботимся о том, чтобы читатель мог быстро найти нужную компанию по алфавиту или необходимую продукцию по отраслевому рубрикатору.

Формат каталога должен быть таким, чтобы его было удобно хранить и, при необходимости, носить с собой. С другой стороны, каталог обязан быть экономически обоснованным изданием, а не рекламной брошюрой, напечатанной на дорогой бумаге. Хотя, конечно же, любая полиграфия, имеющая отношение к выставке, несет определенную имиджевую нагрузку. Но рекламное назначение каталога я отношу лишь на третий план.

В первую очередь каталог выставки – это выверенный, целесообразный и разумный рабочий материал, который используется в поствыставочный период.

 

Владимир СаковичВладимир Сакович: Каталог выставки, естественно, должен реально освещать структуру мероприятия и давать исчерпывающую информацию о нем. В принципе каталог – это «лицо» любой выставки. Но это не единственный информационный носитель. Его структуру нужно рассматривать в комплексе всех информационных ресурсов в том виде, как это принято у компании, организующей выставку. В первую очередь

сегодня – это IT-технологии, система собственных и привлекаемых СМИ, путеводителей и т.д.

Каталог выставки, являясь информационным ресурсом, не может в полной мере отражать все ее многообразие.

Для этого сегодня, в зависимости от качественных показателей компании и игроков рынка, используются Интернет-ресурсы.

 

Валерий СкругВалерий Скруг: Каталог выставки должен объединять в себе оба эти свойства. Он должен не только содержать полную информацию о выставочном мероприятии, но и способствовать дальнейшему развитию выставки, представляя собой красочный буклет, с которым было бы приятно работать профессионалам рынка.

Каталог должен включать в себя обязательные разделы: алфавитный список участников, тематический рубрикатор, программу мероприятий, сопровождающих выставку. Кроме того, целесообразно размещать краткую информацию об уровне развития данной отрасли в регионе, историю развития самой выставки, информацию об организаторе, а также обращение организаторов и официальных лиц к экспонентам.

 

Анна СтроканАнна Строкан: Официальный каталог выставки – это, прежде всего, информация, которая помогает посетителю выставочного проекта ориентироваться в самый момент проведения выставки и после ее завершения. В нашем случае он состоит из следующих частей:

– тематика выставки;

– информация об участниках выставки (очные, заочные, информационная поддержка);

– инфраструктура выставочного центра (для ориентации на выставке);

– приветственные речи – статус выставки;

– фотозарисовки с проекта прошлого года (для создания образа выставки);

– информация об официальной поддержке выставки органами власти и профильными организациями, о генеральном спонсорстве или партнерстве;

– план выставочных мероприятий на следующий год (для знакомства посетителей выставочного центра с другими проектами, проходящими на площадке).

При этом весьма небольшую часть каталога в процентном соотношении занимает реклама участников выставки. Каталог должен нести информативную функцию и помогать как участникам, так и посетителям выставки составить наиболее полное представление о проекте. Кроме того, зачастую им пользуются не только участники выставки, но и специалисты отрасли, которым не удалось побывать на выставке.

На рекламной составляющей каталога, конечно же, можно зарабатывать деньги. Этот процесс можно поставить на самоокупаемость, тогда доходы от рекламодателей могут покрыть фактические расходы на каталог.

 

Наталья СуетноваНаталья Суетнова: Прежде всего, официальный каталог – это составная часть обязательного информационного обеспечения выставки, и в этом его главная функция. Но опыт показывает, что той краткой информации, которую предлагается разместить каждому экспоненту в рамках «Договора на участие в выставке», недостаточно.

Мы предоставляем дополнительные возможности для размещения информации и рекламы в каталогах выставок «Экспоцентра».

Опираясь на опыт зарубежных партнеров и учитывая интересы наших экспонентов, мы выработали свои собственные стандарты и постоянно стремимся к улучшению качества каталогов.

Кроме этого, для удобства навигации по выставке мы издаем путеводители, которые также являются приложением к официальному каталогу выставки.

 

Александр ШталенковАлександр Шталенков: Официальный каталог выполняет, прежде всего, информационную функцию. В нем содержатся сведения обо всех участниках выставки. Для экспонента это также инструмент продвижения своей компании, возможность дополнительно заявить о своей продукции и услугах. Каталог получает каждый зарегистрированный посетитель, который, в свою очередь, является потенциальным клиентом участников выставки.

 

2. Каковы условия размещения информации экспонентов в официальных каталогах ваших выставок? Публикуются ли сведения об экспоненте в каталоге автоматически или размещаются за отдельную плату?

 

Наталья Бессонова: Для участников выставки, включая заочников сведения публикуются автоматически. При этом мы обязательно делаем пометки в каталогах о заочном участии.

Юрий Захарченко: Размещение информации в каталоге включено в стоимость аккредитации (регистрационного взноса) при очном участии или же – в стоимость заочного участия. Основные сведения обо всех участниках наших выставок заносятся в наши каталоги автоматически на основании поданной экспонентами информации. Помимо этого, каждый экспонент имеет возможность за дополнительную плату разместить свою рекламу.

Кроме того, в наших каталогах всегда публикуется схема выставочных павильонов, на которой указано расположение всех экспонентов.

 

Андрей Лапшин: Для каждой из выставок существуют свои условия размещения информации. Они включают определенные ограничения по количеству слов или печатных знаков, различные варианты оплаты. Иногда стоимость публикации входит в общий регистрационный взнос, иногда требуется отдельный платеж. Но основным условием является то, что любой участник должен в обязательном порядке размещать информацию в официальном каталоге выставки.

Кроме этого, в каталоге за отдельную плату может быть размещена реклама. Расценки на рекламу находятся в специальных формах – приложениях к договору. Рекламу в каталоге могут разместить различные спонсоры, в том числе специализированная пресса. В каталоге публикуются и приветствия официальных лиц – руководителей министерств, ведомств, профессиональных ассоциаций, поддерживающих данную выставку.

 

Владимир Сакович: Система размещения в каталоге информации об участниках, как правило, определяется в условиях контракта. В большинстве случаев, как и в нашей компании, этот момент определен в разделе оплаты регистрационного сбора.

 

Валерий Скруг: Размещение информации фирм-экспонентов в официальных каталогах наших выставок – адресный и текстовой блоки – входит в стоимость участия. По желанию экспонента, на страницах наших каталогов мы размещаем цветную и черно-белую модульную рекламу на платной основе.

 

Анна СТРОКАН: Существует понятие обязательного регистрационного сбора, в сумму которого входит размещение информации и логотипа в каталоге. За дополнительную плату участник может разместить рекламный модуль формата А4, А5 и ? от А4. Участник сам принимает решение, есть ли необходимость в дополнительной рекламе. Одной из особенностей работы выставочного центра «Пермская ярмарка» является то, что мы в любом случае стараемся собрать информацию со всех участников проекта, понимая, что этот каталог может стать ценным источником информации по определенной отрасли.

Фактические статистические показатели в идеале должны совпадать с тем, что размещено в каталоге.

Наталья Суетнова: Автоматически сведения об участниках выставки в каталоге не публикуются.

В соответствии с условиями участия в международных выставках «Экспоцентра», каждый зарегистрировавшийся участник выставки должен предоставить для публикации в официальном каталоге контактную информацию о компании и краткие сведения о деятельности фирмы объемом до трех строк. Для зарегистрировавшихся участников выставки этот объем информации публикуется бесплатно.

Помимо этого, за дополнительную плату участники могут разместить свои логотипы и рекламу.

 

Александр Шталенков: В официальных каталогах выставок, организатором которых выступает ITE, информация о всех участниках размещается бесплатно. Это, своего рода, справка об экспоненте с описанием его деятельности и указанием контактов.

Плата может взиматься только в том случае, если экспонент хочет дополнительно разместить в каталоге рекламу о своей компании. Рекламный модуль участника может быть напечатан как внутри каталога, так и на обложке. Это дополнительная, необязательная услуга, и она стоит денег.

 

3. Почему довольно часто не совпадают статистические данные, предоставленные организаторами выставок, и подсчитанные по официальным каталогам выставок?

 

Наталья Бессонова: Причины могут быть разные. Некоторые недобросовестные организаторы завышают данные намеренно. Бывает, что каталог был издан заранее, не вся информация вошла в содержание. Погрешность, в зависимости от масштабов выставки, в этом случае составляет от 5 до 30 экспонентов. Может появиться коллективный стенд какой-то ассоциации или союза.

 

Юрий Захарченко: Трудно сказать однозначно. Возможны как ошибки, невнимательность, так и намеренное преувеличение статистических данных. Однако такое отношение к работе может в дальнейшем отрицательно сказываться на доверии клиентов.

 

Андрей Лапшин: Да, такая ситуация иногда возникает. На мой взгляд, это происходит из-за того, что иногда среди участников выставки появляются так называемые коллективные организаторы. И не всегда от коллективного организатора поступает полная информация в каталог о всех компаниях, находящихся на его стенде. Например, на площади в 30 кв.?м могут находиться 10 компаний, при этом будет уплачен один регистрационный взнос и, соответственно, пройдет публикация в каталог о фирме-организаторе коллективной экспозиции. На этапе подготовки выставки такие ситуации бывает трудно отследить, поэтому и возникают эти различия.

Думаю также, что многие организаторы выставок используют данные о количестве участников в рекламных целях. В этом случае каталог является более надежным источником.

С другой стороны, не всегда все участники выставки успевают вовремя предоставить нам информацию для каталога. В подготовке этого издания существует свой производственный цикл, который мы не можем нарушать. Поэтому фактически в выставке могут участвовать больше экспонентов, чем заявлено в каталоге.

Как видите, причин для разночтений множество. Для того чтобы не возникало сомнений в достоверности данных об участниках, площадях и посетителях выставки, предоставляемых организатором, за рубежом существует практика добровольного выставочного аудита. В нашей стране, к сожалению, ей мало кто пользуется. Международная Выставочная Компания – единственный российский организатор выставок, приглашающий на свои мероприятия аудиторов из FKM – Общества добровольного контроля статистических данных по выставкам и ярмаркам. У этих специалистов существует своя методика, и результатам их проверок доверяют во всем мире.

В итоговых пресс-релизах мы предоставляем данные, утвержденные FKM. Поэтому нашей статистике можно доверять.

 

Владимир Сакович: То, что касается публикации организаторами выставок статистических материалов, – вопрос сложный и неоднозначный. Конечно, хотелось бы видеть исключительно правдивую информацию о каждой выставке. Но понятие «правдивая информация» для всех разное. Каталог участников, как показывает практика, никогда не указывает их полный перечень. В практике наших выставок реальное количество участников находится в пределах 115–125% от указанного в каталоге. Ключевыми вопросами здесь являются наличие коллективных организаторов, присутствие на одном стенде других компаний. Кроме того, для крупных выставок каталог сдается в печать за срок от одного до трех месяцев до ее начала, а отдельно печатающиеся приложения к нему не всегда являются его неотъемлемой частью.

В последнее время в практику выставочного бизнес-сообщества введена норма аудита. Это именно тот момент, когда при подведении итогов рассматриваются все детали и тонкости каждой выставки. Мы приветствуем эту систему. Поскольку «Текстильлегпром» имеет знак РСВЯ, а ряд его салонов (выставок) имеют знак UFI, для нас аудит обязателен. А его результаты носят объективный характер.

Каждая выставочная организация вправе определять статус своего присутствия в системе бизнес-сообщества и определять свои критерии информирования участников рынка. Нужно быть корректными в системе взаимоотношений и давать правдивые ответы.

 

Валерий Скруг: С этой проблемой мы сталкивается довольно часто. Происходит это потому, что заявки на участие в выставке продолжают поступать и после сдачи каталога в типографию. В результате у нас фактическое количество участников выставки превышает количество экспонентов, представленных в каталоге. Думаю, у других выставочных организаций – тоже. На мой взгляд, заочных участников выставок необходимо выделять в каталогах отдельно.

 

Анна Строкан: С такой проблемой сталкивается большинство выставочных центров. Мы собираем информацию в каталог на протяжении года. Однако многие участники не торопятся высылать свои данные, что приводит к срыву сроков сдачи и сказывается на скорости и актуальности появления каталога.

Мы сдаем информацию на верстку за две недели до открытия выставки. За этот период свои заявки на участие в выставке могут подать новые участники, информация о которых фактически не попадает в каталог.

В связи с этим показатели каталога и сведения фактические отличаются друг от друга. Для более удобной работы с информацией об участниках нами была создана специальная форма, заполняя которую участник излагает именно ту информацию, которая нам необходима и в удобном для нас виде. Процесс предоставления информации участниками при этом ускоряется, а качество и единообразие каталога поддерживаются.

 

Наталья Суетнова: Несовпадение статистических данных о количестве участников выставок, подсчитанных непосредственно на стендах и по каталогу, возможно по нескольким причинам. Например, зарегистрирована одна холдинговая компания, а на выставке представлены несколько входящих в нее фирм. Возникают ситуации, когда некоторые экспоненты, несмотря на наши усилия, опаздывают с предоставлением своей информации в каталог к моменту сдачи материала в печать.

Кроме того, существует так называемое «заочное участие», когда фирма присутствует только в информационных материалах, но не имеет стенда. Доля таких обращений к нам весьма незначительна. При ежегодном аудите выставок «Экспоцентра» претензий такого рода не возникало.

 

Александр Шталенков: Иногда такое возможно из-за так называемых суб­экспонентов. Например, участник выставки приобретает стенд, на котором, в свою очередь, представлен целый ряд компаний, то есть субэкспонентов. Такая ситуация характерна и для национальных павильонов и ассоциаций. Иногда доходит до того, что на стенде одной ассоциации может быть представлено до 70 компаний, а в каталоге указано только название ассоциации. Или, наоборот: в каталоге перечислено 70 компаний, а стенд общий.

 


РуссКом Ай Ти Системс Мы попросили прокомментировать полученные ответы генерального директора компании «Русском Ай-Ти Системс» Андрея Жуковского:

 

В соответствии с международными правилами аудита в число участников выставки, указываемое в аудиторском свидетельстве, включаются как основные, так и все коллективные участники выставочного мероприятия. Разумеется, на стенде обязательно должен присутствовать персонал коллективного участника и представлен его товар. При этом в каталоге выставки может быть не упомянуто название этой компании, тогда его необходимо указать в договоре-заявке «основного держателя стенда».

Ситуация, когда в свидетельстве стоит 600 компаний, а в каталоге их 450, теоретически возможна. Однако возникает вопрос, почему оставшиеся 150 компаний не предоставили информацию для каталога, а организаторы ее у них не затребовали, ведь в этом заинтересованы обе стороны. Для организатора, это «лицо» выставки,которое, почему-то уменьшилось на 25%, а для участника – возможность дополнительной выставочной и после выставочной рекламы.

На практике, число участников, которые реально находятся на выставке,не разместив свою информацию в каталоге, редко превышает 10%. В основном, это компании, которые поздно приняли решение о своем участии в выставке и не успели «попасть» в каталог.

Не учтенных «коллективщиков» бывает гораздо меньше, это какие-то единичные случаи, за выявление которых, кстати, организаторы бывают нам весьма благодарны. После нашего заявления о том, что на стенде компании «X» находится неучтенная компания «Y», они идут и, как правило, берут с нее регистрационный взнос. Еще раз, на практике эти случаи встречаются чрезвычайно редко.

Поэтому, на наш взгляд, существуют следующие основные причины разночтений данных между количеством участников в каталоге и заявлениях организатора выставки:

–завышение данных в рекламных целях,

–не вполне профессиональная работа менеджеров выставки, которые не успели потребовать информацию с участников для каталога в установленное время, или не выпустили дополнение к каталогу с информацией об экспонентах, которые поздно приняли решение об участии в выставке.

 

Журнал ТПП РФ «Экспо Ведомости», № 5-6, 2007 г.

 
«ИнформЭКСПО»
телефон: (916) 084-59-42
Электронная почта: info@informexpo.ru
Выставки Москвы::Выставки Москвы Выставки в Москве::Выставки России::Выставки в России 2017
Выставочная деятельность::Выставочные нов